همه‌ی ما از تعداد زیاد جلسات کاری، عدم مفید بودن و اتلاف وقت در آن‌ها شکایت داریم. در مورد شکایاتی که نسبت به جلسات مطرح می‌شود، هر فرد می‌تواند اقداماتی را انجام دهد تا به بهبود آن کمک کند. برای این کار لازم نیست مسئول یا رهبر جلسه باشیم. در ادامه پنج مورد از رایج‌ترین مشکلات مطرح شده در مورد جلسات و راه‌حل‌های مناسب آن را بررسی می‌کنیم.
- مشارکت عمده‌ی یک یا دونفر در بحث
اینکه هر فرد در جلسه به چه مقدار زمان برای بیان نظراتش احتیاج دارد بستگی به تعداد افراد، زمان جلسه و موضوع جلسه دارد. برخی افراد به طور معمول بیش‌تر از دیگران در جلسات صحبت می‌کنند و این موضوع دیگران را آزار می‌دهد و گاهی موجب هدر رفتن وقت جلسه می‌شود. برای بهبود مشارکت تمامی افراد در بحث جلسات، قبل از برگزاری باید نکاتی مانند این را بیان کرد:
- یکی از اهداف جلسه، مشارکت تمامی افراد در گفت و گوهاست و همگی فرصت مشارکت در بحث را خواهند داشت.
- اگر کسی نظر یا مطلبی در ارتباط با موضوع جلسه داشته باشد، بحث به پایان نمی‌رسد و گفت و گو ادامه پیدا خواهد کرد.
- لطفا قبل از شروع جلسه، وسایل الکترونیکی خود مانند گوشی و تبلت را کنار بگذارید تا بر روی موضوع جلسه و بحث تمرکز داشته باشید.
در طول برگزاری جلسه باید موارد زیر را رعایت کرد:
- به هر فرد توجه کافی داشت و به آن‌ها اجازه داد تا افکار خود را تکمیل کنند. این کار همچنین موجب محدودسازی افرادی می‌شود که بیش از دیگران صحبت می‌کنند و جلسه را به تصاحب خود در می‌آوردند. چرا که بی وقفه حرف زدن در صورت عدم مشارکت سایرین آسان‌تر است!
- اگر فردی در طول جلسه بیش از سایرین حرف می‌زند و نظراتش را بیان می‌کند، از او بخواهید تا کمی نظراتش را نگه دارد تا سایرین نیز نظراتشان را عنوان کنند. مثلا می‌توان از چنین جمله‌ای استفاده کرد: «آقای … لطفا کمی به من زمان دهید تا از نظرات سایرین نیز مطلع شویم و بعد باز به شما برخواهیم گشت».
- اگر سخن کسی قطع شد، دوباره به او برگردید و بپرسید که «آیا می‌خواستید چیز دیگری اضافه کنید؟» یا اگر صحبت‌های خودتان قطع شده است، با گفتن جمله‌ی « لطفا کمی صبر کنید، من هنوز صحبتم را کامل تمام نکرده‌ام» حرف خود را کامل کنید.
بعد از جلسات نیز می‌توان با افراد صحبت کرد و نظرات خود را به آن‌ها اطلاع داد. مثلا می‌توان با فردی که مشارکت بالایی در بحث‌ها دارد و به دیگران فرصت اظهار نظر نمی‌دهد، صحبت کرد و گفت که: «… از اینکه در گفت و گوها مشارکت می‌کنید و موضوع جلسه برایتان اهمیت دارد، خیلی خوشحالم. قصد من این است که مشارکت در جلسات را کمی متعادل‌‌تر کنم تا تمامی افراد بتوانند نظرات خود را بیان کنند. خیلی کمک کننده خواهد بود اگر شما نیز مرا در انجام این کار کمک کنید و از افرادی که در بحث‌ها مشارکت نمی‌کنند، بخواهید نظراتشان را بیان کنند…»
- عدم مدیریت درست جلسات
اگر مدیرتان مهارت‌های لازم برای برگزاری جلسات به شکل موثر را ندارد، شما می‌توانید شرایط را بهبود دهید. به او پیشنهاد دهید که صورت جلسات را، شما تنظیم کنید. از همکاری اعضای گروه برای انتخاب موضوعات کمک بگیرید. خروجی‌های مورد نیاز برای هر موضوع را شناسایی کرده و دستور جلسه را (قبل از شروع جلسه) در اختیار افراد قرار دهید. اگر توانایی مدیریت جلسه را دارید و دیگران شما را قبول دارند، می‌توانید پیشنهاد اداره جلسات را نیز بدهید تا موثرتر برگزار شود. یا اگر فرد مناسب دیگری را برای این کار می‌شناسید او را معرفی کنید. افراد تنها به خاطر ارشد بودن و داشتن پست‌های بالا نباید جلسات را اداره کنند.
یکی از حقوق شرکت کنندگان در جلسه این است که، امکانات لازم برای مشارکت موثر در جلسات را داشته باشند. در ابتدای شروع جلسات از افراد بپرسید که اگر به اطلاعات یا ورودی خاص دیگری در مورد جلسه و برای مشارکت در آن احتیاج دارند را عنوان کنند.
- برگزاری جلسات بیهوده
بسیاری از جلسات برای انتقال اطلاعاتی استفاده می‌شوند که از طریق یک ایمیل ساده نیز می‌توانستند بیان شوند. در واقع در مورد مسائل واقعی گفت و گو صورت نمی‌گیرد. ممکن است از یک جلسه‌ی 90 دقیقه‌ای، ده تا پانزده دقیقه‌ی آن صرف به روزرسانی اطلاعات شود؛ اما صرف تمام وقت جلسه برای به اشتراک‌گذاری اطلاعاتی که می‌توانست به راحتی از طریق سایر کانال‌های ارتباطی انتقال یابند، مشکل اصلی است.
برای رفع این مشکل بایدبا مسئول یا برگزارکننده جلسه صحبت کرد و به اینگونه به او اطلاع داد که «… خانم …، من می‌دانم که انتظارات از گروه ما زیاد است و جلسات راه اصلی رسیدن به تصمیمی عقلانی و تحقق اهداف است. برداشت من این که زمان جلسه و مطلع شدن از نظرات افراد، برای شما اهمیت دارد. به نظر من این امر با بحث در مورد موضوعات اصلی و هماهنگی گروه بهتر تحقق پیدا می‌کند و باعث می‌شود که اتلاف وقت برای به اشتراک گذاری اطلاعات، به حداقل برسد. نظر شما چیست؟»
بهتر از خودتان نیز وقت بگذارید و لیستی از موضوعات را که لازم است در مورد آن‌ها جلسات برگزار شوند را جمع‌آوری کنید. پاسخ‌دهی به سوالات زیر به شما در شناسایی مباحث احتمالی کمک خواهد کرد:
- این گروه احتیاج به گفت و گو در مورد چه موضوعاتی دارد؟
- به کدام اقدامات حیاتی نیاز داریم؟ کدام یک در معرض خطر هستند؟
- نیاز به یادگیری در چه موردی داریم؟
- به چه مواردی برای بهبود یک درک متقابل نیاز داریم؟
- چه موضوعاتی باعث نگرانی ما شده است؟
برای هر موضوع، نتایج مورد نظر و زمان لازم برای دستیابی به آن‌ها را پیشنهاد دهید. اگر در هر جلسه موفق به تحقق هدف در یک یا دو موضوع شویم، زمان کمتری را هدر خواهیم داد.
- عدم تمرکز حاضرین در جلسه
بسیاری از افراد در جلسات توجه کافی را ندارند و اکثرا مشغول چک کردن تلفن همراه یا کار با لپ‌تاپ خود هستند. می‌توان با برخی از اختلالات به وجود آمده کنار آمد ولی اگر افراد حاضر در جلسه پیوسته مشغول چک کردن گوشی همراه خود یا زدن ایمیل باشند، عملا مشارکتی مفید در جلسه وجود نخواهد داشت.
ایجاد هنجار را باید از پست‌های بالای سازمان شروع کرد. مدیران یا مقامات ارشد باید به رفتار کلامی و غیر کلامی خود در جلسات توجه کنند. اگر آن‌ها در طول جلسه با تلفن همراه خود مشغول باشند، یا کارهای دیگر خود را انجام دهند این پیام را به دیگران منتقل می‌کنند که این جلسه برای آن‌ها از اهمیت لازم برخوردار نیست. این عادت جدیدی را در جلسات باب می‌کند که ایجاد اختلال، امری طبیعی است. لازم است در ابتدای جلسات یک قرارداد گذاشته شود تا استفاده از تکنولوژی محدود شود. می‌توان این موارد را با اعضای جلسه مطرح کرد:
« لطفا وسایل الکترونیکی خودتان را قبل از ورود به جلسه چک کنید و آن‌ها را کنار بگذارید. این تقاضا به دو دلیل مطرح می‌شود:
الف) چک کردن گوشی موبایل یا ایمیل زدن، حواس خودتان و دیگران را پرت می‌کند، و بر کیفیت تصمیم‌گیری نیز تاثیر می‌گذارد.
ب) توجه و حضور کامل شما در جلسات برای من و سایر افراد اهمیت بالایی دارد.
اگر می‌خواهید گوشی خود را در حالت لرزش بگذارید، مشکلی نیست؛ مگر اینکه هر پنج دقیقه یک بار بلرزد! استثنائات نیز وجود دارند، همه‌ی ما درک می‌کنیم که تماس‌های ضروری وجود دارند و می‌توانید اتاق را برای پاسخ‌دهی به آن‌ها ترک کنید. همچنین از وسایل الکترونیکی خود می‌توانید برای یادداشت‌برداری یا بررسی اسناد لازم استفاده کنید. در نهایت هدف این است که در مقابل وسوسه‌ی ایمیل زدند یا خواندن اخبار چند ساعتی مقاومت کنید تا به بررسی اهداف جلسات بپردازیم.»
با کسب موافقت اعضاء، می‌توان عبارت «وسایل الکترونیکی ممنوع» را بر روی تخته نوشت تا اگر در طول جلسه کسی از آن استفاده نابجا کرد، به آن اشاره شود. برای فرهنگ‌سازی بهتر است ابتدا از خودتان شروع کنید. همکارانتان به سرعت متوجه خواهند شد که شما در جلسات به طور کامل حضور دارید، و ممکن است به شما ملحق شوند و این روش را پیش بگیرند.
- عدم اثربخشی جلسات
عدم موثر بودن جلسه و ادامه یافتن مکالمات مشابه و اینکه جلسات هیچ مشکلی را رفع نکرده‌اند نیز، زیاد مطرح می‌شود. برای حل این مشکل باید اطمینان حاصل کرد که هر موضوع، خاتمه یافته است؛ بنابراین برداشتن گام‌های مورد نیاز بعدی، امری ضروری است. پس از اتمام جلسه خلاصه‌ای از آن را طی یک ساعت یا حداقل تا پایان همان روز، برای دیگران ارسال کنید.
باید فردی را برای پیگیری امور منصوب کرد تا بررسی کند که آیا افراد کارهایی را که به آن‌ها واگذار شده است را، انجام داده‌اند و پیشرفتی حاصل شده است یا خیر. پیگیری کنید که چند مورد تکمیل شده‌اند (هدف را بر تکمیل 85 درصدی بگذارید). هنگامی که میزان تکمیل شدن کارها کاهش یافت و دچار افت شد، با گروه صحبت کنید تا متوجه شوید مشکل از کجاست و به چه چیزی جهت ادامه‌ی کار احتیاج دارند.
نتیجه‌گیری
شکایات مربوط به جلسات کاری را نمی‌توان به طور کامل از بین برد، اما می‌توان با اتخاذ برخی راه‌کارها آن را کاهش داد. اگر شما فردی هستید که از کارایی و اثربخشی جلسات شکایت دارید، به اندازه‌ی دیگران مسئول ایجاد یک فرهنگ مثبت برای بهبود آن هستید. بهتر است هر چه زودتر اقداماتی راه‌گشا را عملی کنید.
برگرفته از: Harvard business review- JUNE 04, 2018
#جلسات_سازمانی #اثربخشی_جلسات_کاری