سازمان‌ها به امید حفظ نیروهای با استعداد خود، تشویق به همکاری متقابل، افزایش آگاهی نسبت به تخصص‌های مختلف و تسریع در ایجاد خلاقیت و نوآوری به «محیط‌های کاری باز»[1] روی می‌آورند. این نوع محیط‌های کاری در برخی مواقع مفید هستند اما اغلب اوقات اینگونه نیست. تحقیقات نشان می‌دهد میزان موفقیت محیط کاری جدید به احساس افراد نسبت به محیط بر می‌گردد، به این حس «هویت مکان»[2] گفته می‌شود. هنگامی که هویت مکان بالا باشد، کارکنان حس تعلق و مشارکت بیشتر در کار و برقراری ارتباط بهتر با همکاران و حس تعلق به سازمان را خواهند داشت. باید راهکارهایی را جهت بهبود و ارتقای هویت مکان در محیط‌های کاری در نظر گرفت.
سازمان‌هایی مانند گوگل، فیس‌بوک، آی‌بی‌ام و ماکروسافت، میلیون‌ها دلار برای طراحی مجدد فضای کاری خود هزینه کرده‌اند. آن‌ها فضای کاری باز را جایگزین اتاق‌های خصوصی سنتی کردند و فضاهایی را برای کار تیمی اختصاص دادند. هدف آن‌ها از تغییر این فضا به اشتراک گذاری بیشتر ایده‌ها در بین کارکنان، سرعت بخشیدن به تصمیم‌گیری‌ها و مشارکت کارکنان بود.
در کنار این تصورات خوش‌بینانه، خروجی یک محیط باز می‌تواند مخلوطی از نکات مثبت و منفی باشد. در برخی موارد طراحی چنین محیط‌هایی موجب افزایش همکاری، رضایت کارکنان و تسریع ارتباطات می‌شود. اما از بعدی دیگر این محیط‌های جدید حواس پرتی و عدم تمرکز را افزایش می‌دهند، حریم خصوصی و اختیارات افراد را کاهش می‌دهند و در نتیجه بهبود رضایت و انگیزه کارکنان را زیر سوال می‌برند.
طبق تحقیقات انجام شده مشکل این نوع فضاهای کاری فرای ویژگی‌های فیزیکی محیط است. مساله این است که آیا این فضای جدید با تصویر کارکنان از خودشان همخوانی دارد یا خیر، آیا حس تعلق آن‌ها را افزایش می‌دهد؟ این به معنای هویت فضای کاری است. «هویت مکان» اولین بار توسط یک روان‌شناس محیطی مطرح شد. او متوجه شد که ایجاد یک محیط خاص در پارک، موجب افزایش رفتارهای حفاظتی داوطلبانه و پرداخته هزینه‌ی ورودی بیشتر توسط مراجعین شده است.
در تحقیقات انجام شده نقش فضاهای کاری باز در شرکت‌های برتر سراسر جهان مورد بررسی قرار گرفت. نقش «هویت مکان» با میزان درک افراد از اهمیت و معنی‌دار بودن فضا برای کارکردن، احساس برقراری ارتباط با محیط، افتخار کردن به اینکه آن‌ها بخشی از این فضا هستند و اینکه این فضای کاری بازتابی از آن‌ها است، مورد سنجش قرار گرفته است. کارکنانی که هویت مکانی بالایی را احساس می‌کردند، فضای کاری خود را مشارکتی، اجتماعی، انعطاف‌پذیر، پرانرژی و راحت توصیف کردند. در حالیکه سایر افراد این نوع محیط کاری را پر سر و صدا و آشفته می‌دیدند. درواقع کارکنانی که ارتباط فردی بیشتری با فضای کاری برقرار می‌کردند، حس تعلق به سازمان و اشتیاق بیشتری نسبت به کار داشتند و اعتقاد داشتند ارتباطات آن‌ها با همکارانشان و مدیران از کیفیت بالاتری برخوردار است.
سه رویکرد مهم می‌تواند به مدیران کمک کند تا هویت مکانی فضای کاری را بهبود دهند و نظر کارکنان را نسبت به محیط‌های کاری جدید تغییر دهند:
1) ارائه‌ی شرح روشنی از چشم‌انداز جدید قبل از تغییر فضای کار
در حالیکه خیلی از افراد فکر می‌کنند توسعه و رشد هویت مکانی باید پس از انتقال کارمندان به فضای جدید آغاز شود، تحقیقات نشان داده است که گفت و گو در مورد چشم‌انداز و هدف ایجاد فضای کاری جدید باید قبل از تغییر فضا انجام شود. این کار کلید برقراری ارتباط کارکنان با فضای کاری جدید خواهد بود.
زمانی که مدیران برای کارکنان تشریح می‌کنند که فضای کاری جدید چگونه می‌تواند سازمان را به اهداف و ماموریتش برساند، کارکنان اشتیاق بیشتری از خود نشان می‌دهند و حس بهتری نسبت به این فضای جدید و چگونگی استفاده از آن را خواهند داشت. کارکنانی که باور دارند فضای کاری برای ایجاد خلاقیت، همکاری بیشتر، بهبود انعطلاف‌پذیری و ترویج ارتباطات غیر رسمی ایجاد شده است، حس مثبت‌تری نسبت به فضای کاری دارند و هویت مکان را بهتر درک می‌کنند. بعد از نقل مکان به محیط جدید این افراد بیشتر تمایل داشتتند تا به این فضا افتخار کنند و بگویند که برایشان محیطی با معنی جهت کارکردن است.
در مقابل زمانی که چشم‌انداز روشنی از فضای جدید برای کارکنان شرح داده نشده باشد، این احتمال که آن‌ها تغییرات را راه حلی برای کاهش هزینه ببینند و در برابر آن مقاومت کنند و حس نارضایتی داشته باشند، بیشتر خواهد بود.
2) نشان‌دادن اشتیاق نسبت به فضای کاری جدید
روش و رفتار مدیران بعد از انتقال به فضای کاری جدید نیز، منبع اطلاعاتی مهمی درباره‌ی چگونگی هماهنگی محیط با نوع کار است. تحقیقات نشان می‌دهد، وقتی مدیران نگاهی مثبت داشته باشند، هویت مکان رشد پیدا می‌کند. اما زمانیکه رفتاری بی‌طرفانه یا منفی از خود نشان دهند، به هویت مکان آسیب می‌زنند و احتمال اینکه کارکنان حس مثبتی به فضای کاری جدید نداشته باشند، بیشتر است.
در خیلی از مواقع خود مدیران نیز از دفاتر خصوصی خود که بازگو کننده‌ی قدرت آن‌ها بود، وارد محیط‌های کاری باز شده‌اند و در کنار سایر اعضای تیم قرار گرفته‌اند. اگر آن‌ها پیام مثبتی نسبت به فضای جدید منتقل کنند و اشتیاق خود را نشان دهند، کارکنان نیز احساس بهتری خواهند داشت.
3) تشویق کارکنان به انطباق فضای کار با نیازهای کاری
زمانیکه کارکنان دارای آزادی عمل برای شخصی‌سازی فضای کاری باشند، حس بهتری نسبت به هویت مکان خواهند داشت. فضاهایی که از تنوع رنگی بیشتری برخوردارند و از تصاویر و نقاشی در آن‌ها استفاده شده است و مبلمان آن با توجه به نیازهای تیم تهیه شده باشد و چیدمان آن قابل تغییر باشد، حس بهتری به افراد منتقل می‌کند. برخی تیم‌ها با توجه به نیازهای کاری خود و اینکه آیا احتیاج به همکاری و انجام کار تیمی دارند یا نیاز به محیطی خصوصی، ممکن است بخواهند چیدمان میزهای خود را تغییر دهند.
مدیران باید بین کمک کردن به افراد جهت استفاده از فضای کاری و اینکه چگونه می‌توان این فضا را برای آن‌ها بهبود ببخشند، تعادل برقرار کنند. برا مثال اگر کارمندی معتقد است فضای کاری او بیش از حد پر سر و صدا است، به جای شکایت باید او را تشویق کرد تا با اعمال تغییرات، فضا را برای خود مناسب‌تر کند. زمانیکه مدیران و رهبران تشویق به انطباق‌پذیری می‌کنند، تیم‌ها احساس راحتی بیشتری خواهند کرد تا فضا را از خودشان بدانند. در نتیجه هویت مکانی برای آن‌ها افزایش یافته و حس بهتری نسبت به ویژگی‌های فضای جدید مانند حریم خصوصی، سر و صدا و روشنایی محیط خواهند داشت.
نتیجه‌گیری
یافتن یک راه‌حل بی عیب و نقص برای طراحی فضای کاری جدید، کاری پیچیده است. مطالعات انجام شده نشان می‌دهد، در حالی که ویژگی‌های فیزیکی محیط فاکتور مهمی است، مدیران و رهبران باید به «هویت مکان» نیز به همان اندازه توجه داشته باشند. هویت مکان نه تنها بر حس افراد بلکه بر درک آن‌ها از ویژگی‌های فیزیکی محیط نیز تاثیر می‌گذارد. هنگامی که مدیران ارزش و چشم‌انداز فضای جدید را از قبل توصیف می‌کنند، به مانوس شدن کارکنان و قبول فضای کاری جدید کمک می‌کنند. این امر فواید سرمایه‌گذاری در بازطراحی فضاهای کاری را نیز افزایش خواهد داد.
[1] open offices
[2] place identity
برگرفته از: Harvard Business Review, JANUARY 11, 2018